Fotoğraf Stüdyosunda Kapora ve Taksit Takibi Nasıl Yapılır?

Fotoğraf stüdyolarında para trafiği dağınıktır: düğünden aylar önce alınan kapora, çekim günü ödenen ara ödeme, albüm teslimindeki son ödeme… Bunlar farklı kişiler tarafından, farklı zamanlarda, bazen nakit bazen havaleyle alınır. Sonuç: "Bu çiftin ne kadar borcu kalmıştı?" sorusuna cevap vermek için defter, WhatsApp ve banka hesabı karıştırılır.

Takip neden karışıyor?

• Kapora bir yere, kalan ödemeler başka bir yere yazılıyor.
• Ödemeyi alan kişi kaydı girmeyi unutuyor ya da sonraya bırakıyor.
• Taksit tarihleri bir takvimde değil, akılda tutuluyor.
• Gelir kayıtları ile müşteri borcu birbirine bağlı değil.

Düzenli takip için 4 kural

1. Her ödeme müşteri kartına işlenir. Kapora da, ara ödeme de, son ödeme de aynı yerde görünmeli.
2. Ödeme alındığı an kaydedilir. "Akşam yazarım" denen kayıt çoğunlukla unutulur. Telefondan kayıt girilebilmesi bu yüzden önemli.
3. Taksitlerin tarihi olur. Vadesi gelen ve geciken taksitler bir listede görünmeli.
4. Müşteri ödemesi kasaya da işlenir. Ayrıca kasa defteri tutmak yerine, ödeme kaydı gelir olarak kasaya kendiliğinden düşmeli.

Örnek: bir düğün paketinin ödeme planı

Oranlar örnektir. Önemli olan, her aşamanın tarihiyle birlikte sistemde görünmesi ve tahsil edildiğinde işaretlenmesidir.

Ay sonunda ne görmelisiniz?

• Bu ay alınan toplam ödeme ve toplam gider.
• Müşterilerden bekleyen toplam alacak.
• Vadesi geçmiş taksitler ve kimden olduğu.
• Hangi hizmetin (düğün, nişan, vesikalık…) ne kadar ciro getirdiği.

Bu tabloyu her ay elle çıkarmak saatler alır; doğru kurulmuş bir sistemde rapor tek tıklıktır.

Teklif aşamasından itibaren takip

Takip, ödemeden önce başlar. Müşteriye gönderdiğiniz fiyat teklifi onaylandığında hizmet ve tutar müşteri kartına geçerse, kapora ve taksitler doğru tutar üzerinden hesaplanır; aynı bilgiyi iki kez girmezsiniz.

Sonuç

Kapora ve taksit takibi disiplin işidir ama doğru araçla zahmetsiz hale gelir. fotosisplus'ta ödemeler müşteri kartına işlenir, kasaya gelir olarak düşer, kalan borç ve geciken taksitler tek ekranda görünür. Düzenli bir finans tablosu için ücretsiz deneyebilirsiniz.